Beskrivning av handlingars offentlighet

Denna beskrivning av handlingars offentlighet vid riksdagens justitieombudsmans kansli har utarbetats i enlighet med 28 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019, nedan informationshanteringslagen) för att förverkliga handlingsoffentligheten och offentlighetsprincipen. Med beskrivningen strävar vi efter att göra det lättare att specificera en begäran om information och lämna den till riksdagens justitieombudsmans kansli på det sätt som förutsätts i 13 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999, nedan offentlighetslagen).

Med hjälp av beskrivningen kan var och en få information om i vilken omfattning och hur vi behandlar uppgifter i samband med ärendehanteringen och produktionen av tjänster. Vi berättar skilt om behandlingen av personuppgifter i vår dataskyddspraxis.

Förutsättningar för utlämnande av uppgifter

Om handlingen är offentlig och andra omständigheter inte begränsar utlämnandet av handlingen, behöver den som begär om uppgifter inte utreda sin identitet, motivera begäran eller meddela vad uppgiften används till.

Vad uppgifterna kommer att användas för ska uppges i begäran om en sekretessbelagd handling, en myndighets personregister eller någon annan handling, om vilken uppgifter kan lämnas ut endast under vissa förutsättningar. Riksdagens justitieombudsman kan utöver information om användningssyfte behöva andra uppgifter för att kunna säkerställa att utlämnandet av uppgifterna är lagenligt. Till exempel kan det sätt på vilket uppgifterna begärs eller hur de begärda uppgifterna förvaras påverka vilka tilläggsuppgifter som behövs (16 § i offentlighetslagen).

I samband med besvarandet av en begäran om uppgifter uppkommer ofta ett behov av att ställa preciserande frågor, så att lämna kontaktuppgifterna kan påskynda behandlingen av begäran. Kontaktuppgifter är dock inte en förutsättning för att få en begäran besvarad ifall uppgiften kan lämnas ut avgiftsfritt.

Begäran om att få ta del av en handling

Om du inte hittar den information du behöver på riksdagens justitieombudsmans webbplats (t.ex. ett avgörande eller pressmeddelande som vi publicerat) eller från andra källor, kan du be om den från registratorskontoret vid justitieombudsmannens kansli, vars kontaktuppgifter du hittar här.

Begäran om uppgifter och handlingar kan också lämnas in till kontrollrummet vid huvudingången till riksdagens tillbyggnad Lilla parlamentet (F-dörren, Arkadiagatan 3) kl. 9–15.

Begäran kan formuleras fritt, men det rekommenderas att de begärda handlingarna specificeras så tydligt som möjligt (t.ex. ärendenummer, handlingens rubrik och datum, om de är kända). Dessa uppgifter gör det ofta lättare att specificera den begärda handlingen, behandla begäran om uppgifter och lämna ut uppgifterna. Vid behov hjälper vårt registratorskontor till att specificera handlingen.

Behandlingen av begäran om uppgifter går snabbare om du vänder dig direkt till rätt myndighet. Riksdagens justitieombudsmans kansli har många andra myndigheters handlingar som erhållits i samband med behandlingen av klagomål och dessa myndigheter har bättre förutsättningar att bedöma handlingarnas offentlighet. Vid behov överför vi begäran om handlingar till den myndighet som innehar handlingen.

Ett ärende om forskningstillstånd kan anhängiggöras genom att lämna in en ansökan om forskningstillstånd till kansliets registratorskontor. Mer information om ansökan om forskningstillstånd fås från vårt registratorskontor.

Utlämnande av handlingar

Vårt registratorskontor registrerar begäran om handlingar och uppgifter för uppföljning av tidsfristerna och skickar begäran till rätt instans i organisationen för att besvaras.

Beslut om begäran om handlingar och uppgifter i anslutning till ärenden om laglighetsövervakning fattas i första hand av den föredragande som föredrar eller behandlar ärendet. Om föredraganden har förhinder beslutar huvudföredraganden eller förvaltningsassessorn om uppgifterna ska lämnas ut. I andra ärenden än ärenden om laglighetsövervakning fattas beslut om begäran om handlingar och uppgifter i första hand av förvaltningsassessorn. Beslut om att ge forskningstillstånd fattas av förvaltningsassessorn.

Uppgifter ur en offentlig handling lämnas ut så snart som möjligt, senast två veckor efter att vi har mottagit begäran om utlämnande av handlingen. Om de begärda handlingarna är många eller innehåller sekretessbelagda delar eller om något annat jämförbart skäl kräver särskilda åtgärder av behandlingen eller avgörandet av ärendet eller en större arbetsmängd än normalt, ges uppgiften ur en offentlig handling eller så avgörs ärendet senast inom en månad från det att begäran om uppgifter inkommit.

Om ett avgörande som gäller en begäran om handlingar eller uppgifter är negativt, kan den som framställt begäran föra ärendet till justitieombudsmannen eller biträdande justitieombudsmannen för avgörande. Justitieombudsmannens eller biträdande justitieombudsmannens negativa avgörande ges skriftligen. Till det fogas en besvärsanvisning till förvaltningsdomstolen.

Den begärda handlingen kan lämnas ut antingen elektroniskt eller i pappersform.

Utlämnandet av handlingar är i huvudsak avgiftsfritt när handlingen går att hitta och skickas elektroniskt. För kopior av handlingar och utskrifter som kräver särskilda åtgärder kan en avgift tas ut på det sätt som föreskrivs i 34 § i offentlighetslagen och i riksdagens justitieombudsmans beslut om avgifter för prestationer vid justitieombudsmannens kansli (EOAK/308/2024, 19.11.2024).

Man kan bekanta sig med de uppgifter som inte kan lämnas ut elektroniskt eller i pappersform i riksdagens justitieombudsmans lokaler. Det är skäl att boka tid på förhand till registratorskontoret så att materialet hinner tas fram.

Laglighetsövervakningens informationslager

Laglighetsövervakningens informationslager upprätthålls för hanteringen av det informationsmaterial som uppkommer vid skötseln av riksdagens justitieombudsmans laglighetsövervakningsuppgifter som föreskrivs i grundlagen och i lagen om riksdagens justitieombudsman (197/2002).

I informationslagret registreras uppgifter om laglighetsövervakningsärenden som är under behandling och har behandlats (klagomål, egna initiativ, inspektioner, begäran om utlåtande och hörande, OPCAT-övervakning och rapportering, övervakning av konventionen om rättigheter för personer med funktionsnedsättning och anvisningar och rådgivning i dessa, meddelanden som kommit till kännedom, samt erhållna meddelanden om åtgärder), den som anhängiggjort ärendet och föremålet för övervakning, ärendenas behandlingsskeden och handlingar i anslutning till behandlingen av ärendet samt uppgifter om avgörande av ärendet.

I informationslagret sparas de uppgifter som behandlingen av laglighetsövervakningsärenden förutsätter, såsom ärendenummer, den klagandes eller en annan avsändares namn och kontaktuppgifter, datum och ankomstdatum, myndighetens namn, beskrivning av förfarande som påstås som felaktigt eller tjänstebrott samt skeden vid beredningen av ärendet inklusive handlingar samt avgörande. För skrivelser som kommit för delgivning registreras avsändarens namn, kontaktuppgifter, datum och ankomstdag. Med avseende på inspektioner registreras information om föremålet för inspektion, tidpunkt samt den som utfört inspektionen samt inspektionsprotokollet.

De centrala sökkriterierna för laglighetsövervakningens informationslager är följande:

• Ärendenummer
• Berörda personens namn (t.ex. den som anhängiggjort ärendet eller den myndighet som är föremål för klagomålet)
• Datum för anhängiggörande och avgörande
• Uppgiftsklass (t.ex. klagomål)
• Ärendegrupp (t.ex. socialvård)
• Föredragande
• Ämnesord som beskriver ärendets innehåll
• Ärendets eller handlingens rubrik
• Handlingens avsändare eller mottagare

Uppgifterna i informationslagret behandlas i det elektroniska ärendehanteringssystemet (Lexit). Sedan 2016 har dokumentär information förvarats enbart i digital form.

För ärenden som kom före 1990 finns manuella diariekort. Informationsinnehållet i korten är detsamma som i adb-diariet men den klagandes kontaktuppgifter saknas, likaså datum för klagomålet. I kortet anges ofta den klagandes titel/yrke. Korten finns ordnade per år i alfabetisk ordning enligt den klagandes släktnamn.

Av diariekorten sammanställdes även diarieblad. Diariebladen sammanställdes årligen i diarienummerordning. Innan diarekorten fanns användes en diariebok. Den innehöll den klagandes namn, ankomstdatum för klagomål och förfarandet som var föremål för klagomålet.

I kansliet finns även ett kartotek i alfabetisk ordning enligt den klagandes namn för åren 1985–1990. Informationsinnehållet är detsamma som i de manuella korten. I början av detta kartotek finns ett kartotek över klagomål som kommit via riksdagsledamöterna. Det är ordnat enligt riksdagsledamöternas namn i alfabetisk ordning för åren 1985-1990. Där anges riksdagsledamotens namn, diarienumret, den klagandes namn och ankomstdatum för klagomålet.

Uppgifterna är inte tillgängliga via tekniska gränssnitt.

Uppgifterna är inte tillgängliga via tekniska gränssnitt

Informationslagret för administrativa ärenden upprätthålls för hanteringen av det informationsmaterial som uppkommer vid förvaltningen av justitieombudsmannens kansli. Administrativa ärenden indelas i frågor som gäller personalen och kansliets verksamhet (som hantering av anställningsförhållanden och avlöning), ekonomiska frågor (som ekonomiplanering och upphandling) samt informationshanteringsfrågor och kommunikation (som begäran om information och PR).

I informationslagret för administrativa ärenden registreras uppgifter om ärenden som är under behandling eller har behandlats, ärendenas behandlingsskeden och handlingar i anslutning till behandlingen av ärendet samt uppgifter om hur ärendet har avgjorts.

I informationslagret sparas de uppgifter som behandlingen av förvaltningsärenden förutsätter, som uppgifter om den som anhängiggjort ärendet och ärendegruppen, datum för ärendets anhängiggörande, beslutsfattarens namn och datum för beslutet samt rubrik på handlingen (t.ex. beviljande av tjänstledighet), ankomst- eller uppgörandetidpunkt, information om vem som sänt, uppgjort eller godkänt handlingen samt uppgift om handlingens ankomstsätt. Beslutet beskrivs noggrannare i beslutshandlingen. I samband med rekryteringsärenden registreras dessutom ansökningarna samt utnämningspromemorian och beslutet om utnämning. För anskaffningsärenden registreras handlingar gällande anbudsbegäran, anbud och avtal med uppgift om avsändare och datum.

De centrala sökkriterierna för informationslagret för administrativa ärenden är:

• Ärendenummer
• Berörda personens namn
• Ärendets eller handlingens rubrik
• Datum för anhängiggörande och avgörande
• Uppgiftsklass (t.ex. personalärenden)
• Typ av handling
• Resmål, beskrivning av resan, fakturanummer, inköpsställe, filens namn
• Företagets eller samfundets namn eller FO-nummer

Uppgifterna i informationslagret behandlas i det elektroniska ärendehanteringssystemet (Lexit) samt i förvaltningens operativa gemensamma informationssystem för personal- och ekonomiförvaltningen Kieku, Handi, M2 och Herkkä.

Informationslagren är inte tillgängliga öppet via det tekniska gränssnittet.