Uträtta ärenden per telefon
Uppgifter som behandlas i samband med uträttande av ärenden per telefon
Växel
Riksdagens kanslis växel sköter också uppgifterna för riksdagens justitieombudsmans kanslis växel. Växeln förmedlar samtal till växeln (kontaktuppgifter) till personer som är anställda vid riksdagens justitieombudsmans kansli.
Riksdagens kansli sparar i egenskap av registeransvarig samtalets tidpunkt, uppringarens nummer (om uppringaren tillåter det och telefonoperatören förmedlar det), det nummer till vilket samtalet förmedlas samt samtalets längd. Läs mer om behandlingen av personuppgifter vid riksdagens växel på riksdagens webbsida.
Riksdagens justitieombudsmans kansli behandlar inte uppgifter om samtal till växeln, om inte riksdagens växel på uppringarens begäran förmedlar en begäran att bli kontaktad. I dessa fall behandlar justitieombudsmannens kansli uppgifterna endast under den tid som krävs för utredningen av ärendet som begäran att bli kontaktad kräver. Därefter raderas uppgifterna.
Telefonsamtal till växeln spelas inte in.
Rådgivning, förfrågningar och telefonsamtal till justitieombudsmännen om anförande av klagomål
Riksdagens justitieombudsmans kansli ger i enlighet med 8 § i förvaltningslagen råd i anslutning till skötseln av klagomålsärenden samt svarar på frågor och förfrågningar som gäller uträttandet av ärenden.
Samtalen styrs från riksdagens växel i huvudsak till samtalsserier, via vilka råd ges om anförande av klagomål, förfrågningar besvaras om ärendets anhängighet och behandlingsskede, förfrågningar i anslutning till begäran om handlingar och uppgifter samt samtal till justitieombudsmannen. Tjänstemän vid justitieombudsmannens kansli svarar på samtalen.
Samtal som ringts och kopplats till samtalsserier spelas in för att säkerställa att kundservicen är ändamålsenlig. Inspelningarna förvaras som standard i 30 dygn, varefter de raderas från Elisa Abp:s server som producerar tjänsterna. Enskilda inspelningar förvaras vid behov längre om det krävs för att utreda om kundbetjäningssituationen är ändamålsenlig.
Justitieombudsmannens kansli samlar inte in personuppgifter från inkomna samtal, om man inte under samtalet kommer överens om att ärendet utreds eller om det undantagsvis tas emot en begäran att bli kontaktad av en enskild tjänsteman. Personuppgifter som samlas in är då uppringarens namn och telefonnummer och vid behov uppgifter som behövs för att specificera ärendet.
Att uträtta ärenden med en enskild tjänsteman
Riksdagens växel kopplar kundsamtalen till justitieombudsmannens kansli vid behov även direkt till den föredragande som sköter ärendet. Tjänstemännen vid justitieombudsmannens kansli kan också ringa klaganden eller den som klagomålet gäller i samband med behandlingen av ärendet, om det anses ändamålsenligt. Läs mer på riksdagens webbsida om behandlingen av personuppgifter i anslutning till personalens arbetstelefoner.
Begäran om uppringning tas i regel inte emot. Om en kund flera gånger har försökt nå en tjänsteman vid kansliet om ett ärende som tjänstemannen föredrar eller har anhängigt utan att kunden har fått svar, kan riksdagens växel eller den som svarat i samtalsserien vid behov ta emot begäran att bli kontaktad och förmedla den till tjänstemannen i fråga.
Om du uträttar ärenden per telefon om ett ärende som är anhängigt vid justitieombudsmannens kansli, antecknas samtalet vid behov i ärendehanteringen vid justitieombudsmannens kansli. Läs mer om behandlingen av personuppgifter vid behandlingen av ärenden som hör till vår behörighet.
Samtal som ringts till en enskild tjänsteman och samtal som hen ringt spelas inte in.
Vad vår behandling grundar sig på
Vi behandlar personuppgifter för att utföra en uppgift av allmänt intresse och som ett led i riksdagens justitieombudsmans kanslis myndighetsutövning (artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen (EU 2016/679)).
Utlämnande av uppgifter
Uppgifterna lämnas i regel inte ut. Uppgifter lämnas ut till dem som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifterna och handlingarna är offentliga, om de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag.
Tjänsteleverantörerna av de datasystem som riksdagens justitieombudsmans kansli använder har tillgång till uppgifterna för att kunna sköta underhållet och utvecklingen av tjänsten. De behandlar personuppgifter på uppdrag av riksdagens justitieombudsmans kansli och får inte behandla uppgifterna för annat än produktion av en överenskommen tjänst.
Uppgifter lämnas inte ut för direktmarknadsföring och opinionsmätningar eller marknadsundersökningar.
Uppgifterna överförs inte utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).