Behandling av ärenden som hör till vår behörighet

Behandling av personuppgifter vid behandlingen av ärenden som hör till vår behörighet

Ärenden som anhängiggjorts vid riksdagens justitieombudsmans kansli registreras i ärendehanteringen. Observera att information om behandlingen av arbetssökandes personuppgifter finns i avsnittet arbetssökning och behandling av personuppgifter i anslutning till anhängiggörande av ärenden under punkten elektroniska tjänster.

Vi behandlar personuppgifter i anslutning till ärenden som behandlas och har behandlats för att utföra justitieombudsmannens lagstadgade laglighetsövervakningsuppgift och för att sköta förvaltningsärenden som hör till justitieombudsmannens kansli.

Av uppgifterna i ärendehanteringssystemet skapas statistik som beskriver bland annat antalet behandlade och anhängiga ärenden, handläggningstiderna och fördelningen mellan olika sektorer.

Systemet har inga anslutningar till andra datasystem.

Personuppgifterna lagras i enlighet med planen för informationsstyrning vid riksdagens justitieombudsmans kansli. Förvaringstiden grundar sig på arkiv- och speciallagar samt på behovet av att dokumentera och garantera rättsskydd för både myndigheter och enskilda personer och sammanslutningar.

Vad vår behandling grundar sig på

Vi behandlar personuppgifter för att iaktta skyldigheten att föra ett ärenderegister över ärenden som behandlas och har behandlats enligt 25 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019). Behandlingen av personuppgifter grundar sig på artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen.

Vi behandlar särskilda kategorier av personuppgifter på grundval av det allmänna intresset (artikel 9.2 g i dataskyddsförordningen (EU 2016/679) och 6 § 1 mom. 2 punkten i dataskyddslagen (1050/2018)).

Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter med samband till straffdomar och förseelser är artikel 10 i dataskyddsförordningen och 7 § 1 mom. 2 punkten i dataskyddslagen. När justitieombudsmannen utövar sin åtalsrätt grundar sig behandlingen av personuppgifter på dataskyddslagen för brottmål (1054/2018).

Personuppgifter som behandlas

I ärendehanteringen antecknas de uppgifter som behövs för en ändamålsenlig behandling och uppföljning av ärendet. Omfattningen av de uppgifter som behandlas beror på ärendets natur och vilka uppgifter om ärendet som har lämnats till oss. Klagomål till justitieombudsmannen kan också anföras anonymt och utan kontaktuppgifter, även om anonyma klagomål ofta inte undersöks.

Vanligtvis behandlar vi åtminstone följande uppgifter:

Ärendenummer som ges till ärendet
namnet på den som anhängiggjort ärendet
kontaktuppgifter till den som anhängiggjort ärendet, till exempel telefonnummer, e-postadress och/eller postadress
beskrivning av ärendet
uppgifter om de olika skedena i behandlingen av ärendet.

För systemanvändarnas del sparas identifieringsuppgifter och logguppgifter i systemet, dvs. användarens namn, titel, arbetsenhet, e-postadress, utförd ändring, datum och klockslag.

Ärenden och handlingar som registreras i systemet kan innehålla uppgifter som klassificerats som känsliga eller sekretessbelagda.

Utlämnande av uppgifter

Uppgifterna lämnas i regel inte ut. Uppgifter lämnas ut till dem som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifterna och handlingarna är offentliga, om de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag.

Tjänsteleverantörerna av de datasystem som riksdagens justitieombudsmans kansli använder har tillgång till uppgifterna för att kunna sköta underhållet och utvecklingen av tjänsten. De behandlar personuppgifter på uppdrag av riksdagens justitieombudsmans kansli och får inte behandla uppgifterna för annat än produktion av en överenskommen tjänst.

Uppgifter lämnas inte ut för direktmarknadsföring och opinionsmätningar eller marknadsundersökningar.

Uppgifterna överförs inte utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).

Din rätt till dataskydd

Läs mer om dina dataskyddsrättigheter