Asiakirjajulkisuuskuvaus

Tämä eduskunnan oikeusasiamiehen kanslian asiakirjajulkisuuskuvaus on laadittu julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019, jäljempänä tiedonhallintalaki) 28 §:n mukaisesti asiakirjajulkisuuden ja julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi. Kuvauksella pyrimme helpottamaan tietopyyntöjen yksilöimistä ja niiden tekemistä eduskunnan oikeusasiamiehen kansliaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999, jäljempänä julkisuuslaki) 13 §:ssä edellyttämällä tavalla.

Kuvauksen avulla jokaisen on mahdollista saada tietoa siitä, missä laajuudessa ja miten käsittelemme tietoja asiankäsittelyn ja palvelujen tuottamisen yhteydessä. Henkilötietojen käsittelystä kerromme erikseen tietosuojakäytännöissämme.

Tietojen luovutusten edellytyksistä

Jos asiakirja on julkinen, eivätkä muut seikat rajoita asiakirjan antamista, tietoja pyytävän ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttään, perustella pyyntöä tai ilmoittaa, mihin tietoa käytetään.

Tietojen käyttötarkoitus tulee ilmoittaa pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta, viranomaisen henkilörekisteristä tai muusta asiakirjasta, josta tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin. Eduskunnan oikeusasiamies saattaa tarvita käyttötarkoitusta koskevan tiedon lisäksi muita tietoja kyetäkseen varmistamaan tiedon luovuttamisen lainmukaisuuden. Esimerkiksi se, millä tavalla tieto pyydetään annettavaksi tai miten pyydettyjä tietoja säilytetään, voi vaikuttaa siihen, mitä lisätietoja tarvitaan (julkisuuslain 16 §).

Tietopyynnön toteuttamisen yhteydessä nousee usein tarve esittää tarkentavia kysymyksiä, joten yhteystietojen antaminen saattaa nopeuttaa tietopyynnön käsittelyä. Yhteystietojen esittäminen ei kuitenkaan ole tietopyyntöön vastaamisen edellytys silloin, kun tieto voidaan antaa maksutta.

Asiakirjan pyytäminen

Jos et löydä tarvitsemaasi tietoa eduskunnan oikeusasiamiehen verkkosivuilta (esim. julkaisemaamme ratkaisua tai tiedotetta) tai muista lähteistä, voit pyytää sitä oikeusasiamiehen kanslian kirjaamosta, jonka yhteystiedot löydät täältä.

Tieto- ja asiakirjapyynnön voi myös tuoda eduskunnan Pikkuparlamentin pääoven sisäänkäynnillä olevaan valvomoon (F-ovi, Arkadiankatu 3) klo 9-15. 

Pyyntö voi olla vapaamuotoinen, mutta siinä suositeltavaa yksilöidä pyydettävät asiakirjat mahdollisimman selkeästi (esim. asianumero, asiakirjan otsikko ja päiväys, jos ne ovat tiedossa). Usein tämä edesauttaa pyydetyn asiakirjan yksilöintiä, tietopyynnön käsittelyä ja tietojen luovuttamista. Tarvittaessa kirjaamomme auttaa asiakirjan yksilöinnissä.

Tietopyynnön käsittelyä nopeuttaa se, että käännyt suoraan oikean viranomaisen puoleen. Eduskunnan oikeusasiamiehen kanslian hallussa on paljon kanteluiden käsittelyn yhteydessä saatuja muiden viranomaisten asiakirjoja, joilla on paremmat edellytykset arvioida asiakirjojen julkisuutta. Tarvittaessa siirrämme asiakirjapyynnön viranomaiselle, jonka hallussa asiakirja on.

Tutkimuslupa-asian saa vireille toimittamalla tutkimuslupahakemuksen kanslian kirjaamoon. Lisätietoja tutkimusluvan hakemisesta saa kirjaamostamme.

Asiakirjan antaminen

Kirjaamomme rekisteröi asiakirja- ja tietopyynnöt määräaikojen seuraamista varten ja toimittaa pyynnöt vastattavaksi organisaatiossa oikealla taholle.

Laillisuusvalvonta-asioita koskevista asiakirja- ja tietopyynnöistä päättää ensisijaisesti se esittelijä, jonka esittelemästä tai käsittelemästä asiasta on kysymys. Mikäli esittelijä on estynyt, tiedon antamisesta päättää pääesittelijä tai hallintoasessori. Muissa kuin laillisuusvalvonta-asioissa asiakirja- ja tietopyynnöistä päättää ensisijaisesti hallintoasessori. Tutkimusluvista päättää hallintoasessori.

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa siitä, kun saimme asiakirjan antamista koskevan pyynnön. Jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia tai jos muu niihin rinnastettava syy vaatii asian käsittelyltä tai ratkaisemiselta erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön saapumisesta.

Jos asiakirja- tai tietopyyntöä koskeva ratkaisu on kielteinen, pyynnön esittäjä voi saattaa asian oikeusasiamiehen tai apulaisoikeusasiamiehen päätettäväksi. Oikeusasiamiehen tai apulaisoikeusasiamiehen kielteinen päätös annetaan kirjallisena. Siihen liitetään valitusosoitus hallinto-oikeudelle.

Pyydetty asiakirja voidaan luovuttaa joko sähköisesti tai paperisena.

Asiakirjojen antaminen on pääosin maksutonta silloin, kun asiakirja on sähköisesti löydettävissä ja lähetettävissä. Asiakirjakopioista ja erityisiä toimenpiteitä vaativista tulosteista voidaan periä maksu siten kuin julkisuuslain 34 §:ssä säädetään ja eduskunnan oikeusasiamiehen päätöksessä oikeusasiamiehen kanslian suoritteiden maksullisuudesta (EOAK/308/2024, 19.11.2024) määrätään.

Niihin tietoihin, joita ei ole mahdollista luovuttaa sähköisesti eikä paperisena, voi tutustua eduskunnan oikeusasiamiehen tiloissa. Aika on syytä varata etukäteen kirjaamosta, jotta aineisto ehditään noutaa saataville.

Laillisuusvalvonnan tietovaranto

Laillisuusvalvonnan tietovarantoa ylläpidetään eduskunnan oikeusasiamiehen perustuslaissa ja eduskunnan oikeusasiamiehestä annetussa laissa (197/2002) säädettyjen laillisuusvalvontatehtävien hoitamisessa syntyvien tietoaineistojen hallintaa varten.

Tietovarantoon rekisteröidään tieto käsittelyssä olevista ja käsittelyssä olleista laillisuusvalvonta-asioista (kantelut, omat aloitteet, tarkastukset, lausunto- ja kuulemispyynnöt, OPCAT-valvonta ja raportointi, vammaissopimuksen valvonta sekä niissä annetusta neuvonnasta ja ohjauksesta, tiedoksi tulleista viesteistä, sekä saaduista toimenpideilmoituksista), vireillepanijasta ja valvonnan kohteesta, asioiden käsittelyvaiheista ja asian käsittelyyn liittyvistä asiakirjoista sekä tieto asian ratkaisusta.

Tietovarantoon tallennetaan laillisuusvalvonta-asioiden käsittelyn edellyttämät tiedot, kuten asianumero, kantelun tekijän tai muun lähettäjän nimi ja yhteystiedot, päiväys ja saapumispäivä, viranomaisen nimi, selostus virheelliseksi väitetystä menettelystä tai virkarikoksesta sekä kanteluasian valmisteluvaiheet asiakirjoineen sekä ratkaisutiedot. Tiedoksi tulleista kirjoituksista kirjataan lähettäjän nimi, yhteystiedot, päiväys ja saapumispäivä. Tarkastusten osalta kirjataan tiedot tarkastuksen kohteesta, ajankohdasta sekä tarkastuksen tekijästä sekä tarkastuspöytäkirjasta.

Laillisuusvalvonnan tietovarannon keskeiset hakutekijät ovat seuraavat:

• Asianumero
• Asianosaisen nimi (esim. vireillepanija tai kantelun kohteena oleva viranomainen)
• Vireilletulo- ja ratkaisupäivät
• Tehtäväluokka (esim. kanteluasiat)
• Asiaryhmä (esim. sosiaalihuolto)
• Asian esittelijä
• Asian sisältöä kuvaavat asiasanat
• Asian tai asiakirjan otsikko
• Asiakirjan lähettäjä tai vastaanottaja

Tietovarannon tietoja käsitellään sähköisessä asianhallintajärjestelmässä (Lexit). Vuodesta 2016 lähtien asiakirjallinen tieto on säilytetty pelkästään digitaalisessa muodossa.

Vuotta 1990 vanhemmista asioista on manuaaliset diaarikortit. Korttien tietosisältö on muuten sama kuin atk-diaarin, mutta kantelijan yhteystiedot puuttuvat, samoin kantelun päiväys. Kortissa on useimmiten mainittu kantelijan arvo/ammatti. Kortit ovat vuosittain kantelijan sukunimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä.

Diaarikorteista laadittiin myös diaarilehdet. Ne laadittiin vuosittain, diaarinumerojärjestyksessä. Ennen diaarikortteja käytettiin diaarikirjaa. Se sisälsi kantelijan nimen, kantelun saapumispäivän ja kantelun kohteena olevan menettelyn.

Kansliassa on myös kantelijan nimen mukaan kortisto aakkosjärjestyksessä vuosilta 1985–1990. Tietosisältö on sama kuin manuaalisissa korteissa. Tämän kortiston alussa on kansanedustajien kautta saapuneista kanteluista kortisto, joka on kansanedustajien nimen mukaan aakkosjärjestyksessä, vuosilta 1985–1990. Siinä on mainittu kansanedustajan nimi, diaarinumero, kantelijan nimi ja kantelun saapumispäivä.

Tietoja ei ole saatavissa teknisen rajapinnan avulla.

Hallinnollisten asioiden tietovaranto

Hallinnollisten asioiden tietovarantoa ylläpidetään oikeusasiamiehen kanslian hallinnon hoitamisessa syntyvien tietoaineistojen hallintaa varten. Hallinnolliset asiat jakautuvat henkilöstöä ja kanslian toimintaa koskeviin asioihin (kuten palvelussuhteen hallinta ja palkkaus), talousasioihin (kuten talouden suunnittelu ja hankinnat), sekä tiedonhallinta-asioihin ja viestintään (kuten tietopyynnöt ja suhdetoiminta).

Hallinnollisten asioiden tietovarantoon rekisteröidään tieto käsittelyssä olevista tai käsitellyistä asioista, asioiden käsittelyvaiheista ja asian käsittelyyn liittyvistä asiakirjoista sekä tieto asian ratkaisusta.

Tietovarantoon tallennetaan hallintoasioiden käsittelyn edellyttämät tiedot, kuten tieto asian vireillesaattajasta ja asiaryhmästä, asian vireilletulopäivä, päätöksentekijän nimi ja päätöksen päivämäärä sekä asiakirjasta otsikko (esim. virkavapauden myöntäminen), saapumis- tai laatimisajankohta, tieto asiakirjan lähettäjästä, laatijasta tai hyväksyjästä sekä tieto asiakirjan saapumistavasta. Päätöksen sisältö kuvataan tarkemmin päätösasiakirjassa. Rekrytointiasioista kirjataan lisäksi hakemukset sekä nimitysmuistio ja nimityspäätös. Hankinta-asioista kirjataan tarjouspyyntö-, tarjous- ja sopimusasiakirjat lähettäjä- ja päivämäärätietoineen.

Hallinnollisten asioiden tietovarannon keskeiset hakutekijät ovat:

• Asianumero
• Asianosaisen nimi
• Asian tai asiakirjan otsikko
• Vireilletulo- ja ratkaisupäivät
• Tehtäväluokka (esim. henkilöstöasiat)
• Asiakirjatyyppi
• Matkakohde, matkan kuvaus, laskunumero, ostopaikka, tiedoston nimi
• Yrityksen tai yhteisön nimi tai Y-tunnus

Tietovarannon tietoja käsitellään sähköisessä asianhallintajärjestelmässä (Lexit) sekä operatiivisissa hallinnon yhteisissä henkilöstö- ja taloushallinnon tietojärjestelmissä Kieku, Handi, M2 ja Herkkä.

Tietovarantoja ei ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.