Sähköinen asiointi

Kantelun tekeminen sähköisesti

Oikeusasiamiehelle voi tehdä kantelun sähköisillä lomakkeilla, jotka toimivat Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin Turvaviesti-palvelussa. Lomakkeet täytetään ja lähetetään suojatusti oikeusasiamiehen kansliaan.

Lomakkeilla kantelu on mahdollista tehdä tunnistautuen tai tunnistautumatta. Tunnistamisessa käytetään Digi- ja väestötietoviraston tarjoamaa suomi.fi-tunnistautumista. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä tunnistamisen yhteydessä on saatavissa suomi.fi-tunnistautumisen tietosuojaselosteesta.

Lomakkeella kerättävät tiedot ohjautuvat oikeusasiamiehen kanslian kirjaamon sähköpostiin. Sieltä asia kirjataan asianhallintajärjestelmäämme. Lue lisää toimivaltaamme kuuluvien asioiden käsittelyyn liittyvästä henkilötietojen käsittelystä. Tiedot tallentuvat myös Valtorin Turvaviestipalveluun 90 päiväksi tiedonsiirron luotettavuuden ja tietojen saatavuuden parantamiseksi.

Kantelun tekeminen on mahdollista myös lähettämällä kantelu eduskunnan oikeusasiamiehen kansliaan kirjaamon salassa pidettävänä viestinä eduskunnan kanslian turvaviestin kautta. Valtori sekä Turvaviesti-palvelun tuottamiseen osallistuva Erillisverkot Oy käsittelevät henkilötietoja (sähköpostiosoite, IP-osoite ja matkapuhelinnumero, jos viestin lähetyksessä käytetään matkapuhelinvarmennetta) vain palvelun toimittamista varten, käyttäjien tunnistamiseksi sekä käyttöoikeuksien ja tietoturvallisuuden hallinnoimiseksi. Avatut viestit säilyvät Turvaviesti-palvelussa 30 päivää ja avaamattomat 60 päivää.

Oikeusasiamiehelle voi kannella myös kirjeitse, sähköpostitse tai toimittamalla kantelu henkilökohtaisesti oikeusasiamiehen kansliaan.

Eri kanavia pitkin tulleet kantelut ja muut asiat kirjataan asianhallintajärjestelmäämme (toimivaltaamme kuuluvien asioiden käsittely).

Vierailu verkkosivuilla

Sivustomme on kaikille avoin, eikä sinun tarvitse antaa henkilötietojasi muulloin kuin tehdessäsi kantelun edellä mainittujen lomakkeiden avulla.

Verkkosivujemme käyttäjien sivulatauksista tallentuu tieto palvelun toimintaa koskevien yhteenvetojen tekemiseksi sekä virhetilanteiden selvittämiseksi. Käytämme verkkosivustollamme Matomo-analytiikkatyökalua, jolla kerätään anonyymiä dataa kävijöistä. Matomo ei aseta evästeitä eikä kerättyä dataa (kuten anonymisoitu IP-osoite ja sen perusteella arvioitu maa/kaupunki, katsotut sivut ja vierailun ajankohta sekä tieto verkkoselaimesta, laitteen mallista ja käyttöjärjestelmästä) voida yhdistää yksittäiseen henkilöön.

Median sähköpostijakelulistat

Oikeustoimittajien sähköpostijakelulistan avulla oikeusasiamiehen kanslian viestintä välittää tiedotteita ja muuta median toimintaan liittyvää tietoa. Jakelulistan avulla eduskunnan oikeusasiamiehen asioista kiinnostuneet median edustajat voidaan tavoittaa kohdennetusti ja nopeasti ja siten tukea median työskentelyä.

Jakelulistalle tallennetaan henkilön sähköpostiosoite, nimi ja työnantaja. Sähköpostiosoite saadaan rekisteröidyltä itseltään tai hänet ilmoittaneelta henkilöltä. Viestintä voi myös lisätä jakelulistoille osoitteita varmistaakseen tiedonvälityksen jatkumisen esimerkiksi toimitusten henkilövaihdosten yhteydessä.

Eduskunnan oikeusasiamiehen kanslia käyttää myös eduskunnan kanslian jakelulistoja. Lue eduskunnan verkkosivuilta lisää henkilötietojen käsittelystä median sähköpostilistoilla.

Mihin käsittelymme perustuu

Käsittelemme henkilötietoja noudattaaksemme digipalvelulain (306/2019) 5 §:n mukaista velvoitetta tarjota jokaiselle mahdollisuus toimittaa asiointitarpeeseensa liittyvät sähköiset viestit ja asiakirjat käyttäen digitaalisia palveluita tai muita sähköisiä tiedonsiirtomenetelmiä. Henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohtaan.

Käsittelemme erityisiä henkilötietoryhmiä yleisen edun perusteella (tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 9 artiklan 2 kohdan g alakohta ja tietosuojalain (1050/2018) 6 § 1 mom. 2 kohta.

Käsittelemme median sähköpostijakelulistan henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja eduskunnan oikeusasiamiehen kanslialle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e alakohta).

Tietojen luovuttaminen

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Eduskunnan oikeusasiamiehen kanslian käyttämien tietojärjestelmien palveluntuottajat pääsevät tietoihin ylläpito- ja kehitystehtäviä varten. Ne käsittelevät henkilötietoja eduskunnan oikeusasiamiehen kanslian toimeksiannosta, eivätkä ne saa käsitellä tietoja muuhun kuin sovitun palvelun tuottamiseen.

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

Tietosuojaoikeutesi

Lue lisää tietosuojaoikeuksistasi