Toimivaltaamme kuuluvien asioiden käsittely
Toimivaltaamme kuuluvien asioiden käsittelyyn liittyvä henkilötietojen käsittely
Eduskunnan oikeusasiamiehen kansliassa vireille saatetut asiat kirjataan asianhallintaan. Huomaathan, että työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyä koskevaa tietoa löydät osiosta työnhaku ja asioiden vireille saattamiseen liittyvä henkilötietojen käsittely kohdasta sähköinen asiointi.
Käsittelemme käsittelyssä oleviin ja olleisiin asioihin liittyviä henkilötietoja oikeusasiamiehen laissa säädetyn laillisuusvalvontatehtävän suorittamiseksi sekä oikeusasiamiehen kanslialle kuuluvien hallintoasioiden hoitamiseksi.
Asianhallintajärjestelmän tiedoista muodostetaan tilastoja kuvaamaan muun muassa käsiteltyjen ja vireillä olevien asioiden määriä, käsittelyaikoja ja jakautumista eri toimialoille.
Järjestelmästä ei ole liittymiä muihin tietojärjestelmiin.
Henkilötietoja säilytetään eduskunnan oikeusasiamiehen kanslian tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Säilytysaika perustuu arkisto- ja erityislakeihin, sekä toiminnan tarpeeseen dokumentoida ja taata sekä viranomaisen että yksityisen henkilön ja yhteisön oikeusturva.
Mihin käsittelymme perustuu
Käsittelemme henkilötietoja noudattaaksemme julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 25 §:n mukaista velvoitetta ylläpitää asiarekisteriä käsittelyssä olevista ja olleista asioista. Henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohtaan.
Käsittelemme erityisiä henkilötietoryhmiä yleisen edun perusteella (tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 9 artiklan 2 kohdan g alakohta ja tietosuojalain (1050/2018) 6 § 1 mom. 2 kohta).
Rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvien henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 10 artikla ja tietosuojalain 7 §:n 1 momentin 2 kohta. Oikeusasiamiehen käyttäessä syyteoikeuttaan henkilötietojen käsittely perustuu rikosasioiden tietosuojalakiin (1054/2018).
Käsiteltävät henkilötiedot
Asianhallintaan merkitään asian asianmukaisen käsittelyn ja seurannan kannalta tarpeelliset tiedot. Käsiteltävien tietojen laajuus riippuu asian luonteesta ja siitä, mitä asiaan liittyviä tietoja meille on toimitettu. Oikeusasiamiehelle voi kannella myös nimettömästi ja ilman yhteystietoja, vaikka nimettömiä kanteluita ei yleensä tutkita.
Asianhallintajärjestelmä sisältää eduskunnan oikeusasiamiehen kanslian tiedonohjaussuunnitelmassa määriteltyjen asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen metatiedot, käsittelyvaiheet ja asioiden käsittelyyn liittyvät toimeksiannot ja asiakirjatiedostot.
Tavanomaisesti käsittelemme ainakin seuraavia tietoja:
- Asialle annettava asianumero
- vireillesaattajan nimi
- vireillesaattajan yhteystiedot, esimerkiksi puhelinnumero, sähköpostiosoite ja/tai postiosoite
- asian kuvaus
- asian käsittelyn vaiheita koskevat tiedot
Järjestelmän käyttäjien osalta järjestelmässä säilyvät identifiointitiedot ja lokitiedot eli käyttäjän nimi, nimike, työyksikkö, sähköpostiosoite, tehty muutos, päivämäärä ja kellonaika.
Järjestelmään rekisteröitävät asiat ja asiakirjat voivat sisältää arkaluonteisiksi tai salassa pidettäviksi luokiteltuja tietoja.
Tietojen luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.
Eduskunnan oikeusasiamiehen kanslian käyttämien tietojärjestelmien palveluntuottajat pääsevät tietoihin ylläpito- ja kehitystehtäviä varten. Ne käsittelevät henkilötietoja eduskunnan oikeusasiamiehen kanslian toimeksiannosta, eivätkä ne saa käsitellä tietoja muuhun kuin sovitun palvelun tuottamiseen.
Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten.
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.