Asiointi puhelimitse
Puhelimitse tapahtuvan asioinnin yhteydessä käsiteltävät tiedot
Puhelinvaihde
Eduskunnan kanslian puhelinvaihde hoitaa myös eduskunnan oikeusasiamiehen kanslian puhelinvaihteen tehtävät. Puhelinvaihde välittää puhelinvaihteeseen (yhteystiedot) soitettuja puheluita eduskunnan oikeusasiamiehen kanslian palvelussuhteessa oleville.
Eduskunnan kanslia rekisterinpitäjänä tallentaa vaihteeseen saapuvista puheluista soittoajan, soittajan numeron (jos soittaja sallinut ja puhelinoperaattori sen välittää), numeron, johon puhelu välitetään, sekä puhelun keston. Lue eduskunnan verkkosivuilta lisää henkilötietojen käsittelystä eduskunnan puhelinvaihteessa.
Eduskunnan oikeusasiamiehen kanslia ei käsittele puhelinvaihteeseen saapuvien puheluiden tietoja, ellei eduskunnan puhelinvaihde välitä soittajan pyynnöstä soittopyyntöä. Näissä tapauksissa oikeusasiamiehen kanslia käsittelee tietoja vain sen aikaa, kun soittopyyntöä koskevan asian selvittäminen vaatii. Tämän jälkeen tiedot poistetaan.
Puhelinvaihteen puheluja ei nauhoiteta.
Kantelun tekemiseen liittyvä neuvonta, tiedustelut ja puhelut oikeusasiamiehille
Eduskunnan oikeusasiamiehen kanslia antaa hallintolain 8 §:n mukaisesti kanteluasian hoitamiseen liittyvää neuvontaa sekä vastaa asiointia koskeviin kysymyksiin ja tiedusteluihin.
Puhelut ohjautuvat eduskunnan vaihteesta pääosin puhelusarjoihin, joista annetaan kantelun tekemiseen liittyvää neuvontaa, vastataan asian vireillä oloa ja käsittelyvaihetta koskeviin tiedusteluihin, asiakirja- ja tietopyyntöihin liittyviin tiedusteluihin sekä oikeusasiamiehille tuleviin puheluihin. Puheluihin vastaavat oikeusasiamiehen kanslian virkamiehet.
Puhelinsarjoihin soitetut ja yhdistetyt puhelut nauhoitetaan asiakaspalvelun asianmukaisuuden varmistamiseksi. Nauhoitteita säilytetään oletusarvoisesti 30 vuorokautta, minkä jälkeen ne poistetaan palvelut tuottavan Elisa Oyj:n palvelimelta. Yksittäisiä nauhoitteita säilytetään tarvittaessa pidempään, mikäli asiakaspalvelutilanteen asianmukaisuuden selvittäminen sitä edellyttää.
Oikeusasiamiehen kanslia ei kerää saapuneista puheluista henkilötietoja, ellei puhelun aikana sovita, että asiaa selvitetään tai poikkeuksellisesti otetaan vastaan soittopyyntö yksittäiselle virkamiehelle. Tällöin kerättäviä henkilötietoja ovat soittajan nimi ja puhelinnumero sekä tarvittaessa asian yksilöimiseksi tarvittavat tiedot.
Asiointi yksittäisen virkamiehen kanssa
Eduskunnan vaihde yhdistää oikeusasiamiehen kansliaan tulevat asiakaspuhelut asian laadun mukaan tarvittaessa myös suoraan asiaa hoitavalle esittelijälle. Oikeusasiamiehen kanslian virkamiehet voivat myös soittaa kantelijalle tai kantelun kohteelle asian käsittelyyn liittyen, mikäli se katsotaan tarkoituksenmukaiseksi. Lue lisää eduskunnan verkkosivuilta lisää henkilöstön työpuhelimiin liittyvästä henkilötietojen käsittelystä.
Soittopyyntöjä ei pääsääntöisesti oteta vastaan. Jos asiakas on tavoitellut useasti jotakin kanslian virkamiestä hänen esittelemäänsä tai hänellä vireillä olevaan asiaan liittyen saamatta vastausta, eduskunnan vaihde tai puhelusarjassa vastannut voi ottaa tarvittaessa soittopyynnön vastaan ja välittää sen asianomaiselle virkamiehelle.
Jos asioit puhelimitse oikeusasiamiehen kansliassa vireillä olevaan asiaan liittyen, puhelusta kirjataan tarvittaessa merkintä oikeusasiamiehen kanslian asianhallintaan. Lue lisää toimivaltaamme kuuluvien asioiden käsittelyyn liittyvästä henkilötietojen käsittelystä.
Yksittäiselle virkamiehelle soitettuja ja hänen soittamiaan puheluja ei nauhoiteta.
Mihin käsittelymme perustuu
Käsittelemme henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja eduskunnan oikeusasiamiehen kanslialle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e alakohta).
Tietojen luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.
Eduskunnan oikeusasiamiehen kanslian käyttämien tietojärjestelmien palveluntuottajat pääsevät tietoihin ylläpito- ja kehitystehtäviä varten. Ne käsittelevät henkilötietoja eduskunnan oikeusasiamiehen kanslian toimeksiannosta, eivätkä ne saa käsitellä tietoja muuhun kuin sovitun palvelun tuottamiseen.
Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten.
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.