Justitieombudsmannen kritiserar Utrikespolitiska institutets förfarande vid valet av en högskolepraktikant

Riksdagens justitieombudsman (JO) Petri Jääskeläinen har gett Utrikespolitiska institutet en anmärkning i ett ärende som gäller valet av en högskolepraktikant och upphandling av kommunikationstjänster. Han fäster institutets allvarliga uppmärksamhet vid behovet att utveckla institutets förvaltning.

Justitieombudsmannen anser att Utrikespolitiska institutets förfarande ger anledning till kritik på flera punkter.

Urvalsförfarandet vid valet av en högskolepraktikant

När det gäller förfarandet vid valet av högskolepraktikant anser justitieombudsmannen att Utrikespolitiska institutet har förfarit i strid med god förvaltning eller annars lagstridigt på följande sätt:

• Att två ansökningsannonser med olika innehåll publicerades i två olika kanaler, och att skillnaden i annonsernas innehåll gällde en omständighet som var avgörande för om ansökan skulle beaktas, uppfyller inte den skyldighet som föreskrivs i förvaltningslagen att behandla dem som uträttar ärenden hos förvaltningen jämlikt.
• Institutets personalansvarigas kommunikation med dem som var intresserade av praktikplatsen och med dem som ansökte om den har inte motsvarat kravet på jämlik behandling enligt förvaltningslagen. Det var inte fråga enbart om stilmässiga skillnader, utan tydligt också om innehållsmässiga skillnader som var centrala med tanke på ansökningsförfarandet.
• Tillämpningen av de förutsättningar som ställdes upp i ansökningsannonsen för högskolepraktikanten har inte varit förenlig med principen om förtroendeskydd och kravet på jämlikt bemötande enligt förvaltningslagen. Uppgifterna i ansökningsannonsen har avvikit från det förfarande som i praktiken iakttogs, och det angivna och antagna förfarandet har tillämpats på olika sätt på olika sökande.
• JO har ansett att det strider mot god förvaltning och förvaltningslagen att institutet, utifrån den erhållna utredningen, inte har fattat ett skriftligt beslut av direktören om valet av praktikanten. Dessutom har urvalspromemorian till många delar varit bristfällig.

Utifrån den utredning som JO har fått anser han att det inte finns anledning att misstänka att jäviga personer enligt förvaltningslagen skulle ha deltagit i urvalet.

Valet av högskolepraktikant

JO konstaterar att justitieombudsmannens uppgift är att övervaka lagligheten i det förfarande som har iakttagits. Justitieombudsmannen kan också bedöma om myndigheten har använt sin prövningsrätt inom de gränser som lagen tillåter. Däremot kan justitieombudsmannen inte göra en ny jämförelse av de sökande, och i synnerhet inte ta ställning till vilken av de sökande som till sin kompetens och sina personliga egenskaper skulle vara lämpligast för uppgiften eller vem som borde ha valts till uppgiften.

När ett rekryteringsbeslut fattas är det fråga om en helhetsbedömning. Arbetsgivaren har prövningsrätt bland annat i fråga om hur kraven i den uppgift som ansökan gällde och de sökandes meriter betonas i jämförelsen.

Även om JO på flera sätt har kritiserat det förfarande som iakttogs vid valet av högskolepraktikant har han inte tillräckliga grunder för att anse att den prövningsrätt som hörde till institutet skulle ha överskridits i slutresultatet.

Upphandling av kommunikationstjänster

JO kritiserar Utrikespolitiska institutets upphandling av kommunikationstjänster på följande sätt:

• Någon motiveringspromemoria som upphandlingsstadgan förutsätter hade inte upprättats för upphandlingen. Utan en motiveringspromemoria är det svårt att försäkra sig om huruvida förvaltningens rättsprinciper och andra krav enligt förvaltningslagen samt upphandlingsstadgan har iakttagits i upphandlingsförfarandet. JO är inte helt övertygad om att de grunder för direktupphandling som förutsätts i upphandlingsstadgan skulle ha varit tillämpliga.
• JO har ansett det vara problematiskt att man i institutets verksamhet i praktiken tillämpar andra upphandlingsanvisningar än vad som konstateras i de upphandlingsanvisningar som tillämpas i institutets arbetsordning.

Lämnande av uppgifter och utredningar till justitieombudsmannen

JO anser att Utrikespolitiska institutet har försummat sin skyldighet att, med stöd av den i grundlagen föreskrivna justitieombudsmannens rätt att få information, ge justitieombudsmannen alla de uppgifter som han begär och som behövs för laglighetsövervakningen.

JO har ansett det nödvändigt att institutet ordnar sin förvaltning och sin verksamhet så att de problem som nu har framkommit inte längre uppstår i framtiden.

Åtgärder

Av den utredning som JO fått framgår inte till alla delar vem eller vilka som ansvarar för vilket av ovan nämnda förfaranden. Därför har JO riktat sin klander mot Utrikespolitiska institutet som ämbetsverk.

Med stöd av 10 § i lagen om riksdagens justitieombudsman har JO med tanke på framtiden gett Utrikespolitiska institutet en anmärkning för ovan nämnda förfaranden som delvis strider mot god förvaltning och delvis är i övrigt lagstridiga, och fäst institutets allvarliga uppmärksamhet vid behovet att utveckla sin förvaltning.

JO:s beslut 5036/2025 har publicerats (på finska) på webbsidan www.ombudsman.fi.

Mer information ger referendarierådet Heini Färkkilä, tfn 09 432 3374.